【总第100期】王兵:公关新人如何培养基础沟通能力

本文作者: 王兵

文>王兵 独立智库/首席赋能官创办人


每年毕业季,大学生就业的话题就会被更多讨论。其中,公关行业以相对旺盛的用人需求吸引了不少新人。不过,一些基础能力准备不足,比较典型的如沟通能力,这个公关人最常用、最重要的工作能力,却让部分行业新人感到颇有挑战。


要知道,公关人几乎是全天候地与各种工作对象保持沟通状态。来说两个沟通实例:实例1,有一次我去一所大学给学生做分享,开场时请几位同学介绍自己,这个看起来比较简单的互动却让我挺意外,因为大部分同学连自己名字都没提到。实例2,一位行业新人申请加入我创建的群,我让他进群后介绍一下自己,然而他的介绍不仅没有提到自己是谁,也没有就职公司、负责什么工作等信息。


在近几年的实际工作接触中,我发现类似的情况并非个案或少数,而是有一定的普遍性。为此,围绕行业新人如何培养自己的沟通能力,我谈几点个人心得。


第一个工具是关键信息管理:一是对关键信息点或者信息条进行梳理,即我们在沟通中要表达的关键信息包括哪几点或者哪几条?二是上述若干点或者条关键信息之间的关系是什么?然后根据关系进行逻辑排序。三是从文字陈述上检查单点或单条信息所要表达意思的准确性与完整性。


当中,我有一点比较深切的体会,对多条关键信息之间的关系进行排序,应优先使用罗列、归纳等简单方法,和短语、短句进行陈述,而尽量少使用推理、演绎等复杂方法,及长句、复句进行陈述。用一个A、B组对比的陈述例子来具体说明。A组的陈述:对于某某事,因为什么,还有什么,以及什么,但是什么,又如何,所以……;B组的陈述:对于某某事,我有几个看法:1是什么,2是什么,3是什么……总的来说,就是什么……这个对比中,A组属于使用推理和复句,而B组则使用的是罗列、归纳和短句。很显然,对大部分人来说,B组会更容易准确表达,也更方便被理解。


第二个沟通工具是主谓宾检验。所谓主谓宾检验,就是当我们把一组或一段文字写好后,可以用划分它的主语、谓语和宾语来检验、对照与我们真正想要表达的意思是不是一致的。它的使用场景,更适合使用了推理、演绎,和长句、复句进行陈述的情况,会是更有助于提高沟通质量和效率的补充方法。我曾经多次遇到的一种情况是,不少有行业资深经验的人,在日常工作文件中写出来的文字、语句,和其原本要表达的意思恰恰相反。这不仅会让沟通不顺畅,更会带来一系列的不良影响。主谓宾检验这个方法,就是我应对这种教训而采用的。


第三个工具是“5W1H”,即“何时何地何人因何如何做了何事”。它是帮助我们把关键信息点或者信息条陈述准确、完整的最常用、最有效工具。我以前带新人的时候,第一件事是让其参与项目会议并写会议纪要。如果事先不提供会议纪要模板,往往会写得比较凌乱,诸多关键信息漏掉,写错的情况更多。而提供了会议纪要模板后,哪怕是新人,基本上也能在会后半小时到一小时就完成会议纪要,而熟悉会议背景或有经验的人,能在会议结束后即时完成纪要的撰写,会议沟通的有效性能得到充分保障。这个会议纪要模板,就是采用了“5W1H”方法设计的,包括什么人参加了何时何地召开的什么主题内容的会议,不同的人在会中分别承担了什么角色,就什么事项进行了讨论,结论有哪些?后续需要由谁去做什么、什么时间完成……


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